20 czerwca 2018,
ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU ZE ZŁOŻENIEM PISMA W PRZEDSZKOLU NR 95 WE WROCŁAWIU
Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe, w związku z pismem, które składasz w tut. biurze podawczym.
KTO BĘDZIE CZYTAŁ PISMO?
Złożony przez Ciebie dokument zawiera dane osobowe, dla których administratorem jest Przedszkole nr 95 we Wrocławiu (dalej: My). Kontakt z naszym inspektorem ochrony danych osobowych możliwy jest pod mailem iod.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie pod adresem Przedszkole nr 95, ul. Lwowska 30 a; 53-516 Wrocław
PO CO TEN DOKUMENT?
W dniu 25 maja 2018 roku weszły do stosowania regulacje Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (zwane: RODO). RODO dla przypadków zbierania danych osobowych nakłada obowiązek udzielania kompleksowych informacji o tym w jaki sposób przetwarzane są zbierane dane. W świetle RODO przyjmując od Ciebie pismo, z określoną treścią, z podpisem, zbieramy dane osobowe. W tym dokumencie udzielamy Tobie wymaganych prawem informacji i tym samym spełniamy obowiązek prawny wynikający z RODO.
SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Twoje dane osobowe pozyskujemy od Ciebie. Podajesz nam swoje dane w związku ze złożeniem swojego pisma oraz w związku z dalszą korespondencją, która może wyniknąć w sprawie.
W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Podane przez Ciebie dane przetwarzamy w celu realizacji procedowania Twojego pisma. Może to być: (1) udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie lub (2) rozpoznanie Twojego podania/wniosku o realizację Twojego uprawnienia lub (3) wszczęcie postępowania w sprawie, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa lub w ramach wykonywania władztwa publicznego lub (4)
rekrutacja – jeżeli Twoje pismo to podanie o pracę lub (5) inne działanie związane z naszą instytucją.
W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy Twoje dane w następującym zakresie: imię, nazwisko, adres zamieszkania, podpis oraz pozostałe dane zawarte przez Ciebie w treści pisma.
NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?
Twoje dane przetwarzamy z powołaniem na: (1) obowiązek wynikający z przepisu prawa – który nakłada na nas zobowiązanie do przyjęcia i rozpoznania Twojego pisma, albo (2) interes publiczny i wykonywanie władzy publicznej – gdzie mamy prawo i obowiązek podejmować określone działania w interesie lokalnej społeczności. Jeżeli chcesz się u nas zatrudnić Twoje dane podane dla potrzeb rekrutacji przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, którą wyraziłeś poprzez zgłoszenie się w procesie rekrutacji i złożenie swojego CV lub innej dokumentacji aplikacyjnej.
JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Dane powołane w treści złożonego przez Ciebie pisma przetwarzamy przez okres wymagany przez przepisy prawa – który może być różny w zależności od rodzaju składanego przez Ciebie pisma. Szczegółowe informacje w tym zakresie możesz znaleźć w naszej Instrukcji Kancelaryjnej.
KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
Nie udostępniamy na własność Twoich danych żadnym podmiotom komercyjnym. Powinieneś jednak wiedzieć, że Twoje dane mogą być udostępniane dostawcom usług, których usługi wiążą się z prawem dostępu do danych: a. firmom utrzymującym i serwisującym nasze serwery informatyczne b. kancelariom prawnym, które wspierają nas w obszarze bieżącej działalności c. firmom
obsługującym nas w obszarze IT, w tym serwisującym urządzenia wykorzystywane przez nas w bieżącej działalności d. podmiotom utrzymującym oprogramowanie, z którego korzystamy w ramach bieżącej działalności e. kurierom i poczcie polskiej – w związku z przesyłaną korespondencją f. w przypadku monitoringu – agencji ochrony Każdemu z podwykonawców
przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu. Ponadto Twoje dane osobowe w ramach wykonywanych przez nas zadań w obszarze sprawowania władzy publicznej i realizacji interesy publicznego mogą zostać udostępnione innym jednostkom organizacyjnym w ramach naszej jednostki samorządu terytorialnego. Dostęp do tych danych osobowych mogą uzyskać w toku kontroli również uprawnione organy administracji centralnej (np. kontrola NIK, kontrola Urzędu Skarbowego, kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych: a) Reguła adekwatności Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły. b) Reguła transparentności Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest jej przejawem. c) Reguła prawidłowości Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami bezpośrednio pod adresem
sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub pisząc na adres Przedszkole nr 95, ul. Lwowska 30 a; 53-516 Wrocław d) Reguła integralności i poufności Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych. e) Reguła rozliczalności Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.
JAKIE MASZ PRAWA?
Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji. Twoje prawa obejmują: a) Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie
wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.). b) Prawo do poprawiania danych Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych. c) Prawo do
ograniczenia przetwarzania danych Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, o której piszemy w części „W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe”, uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się
wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania. d) Prawo do żądania usunięcia danych Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje
zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. toczące się postępowanie administracyjne, rozliczenia w podatku od nieruchomości). W odpowiedzi na Twój wniosek usuniemy jednak Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe,
zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji. e) Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody lub w związku z realizowaną umową, to zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku takich kontaktów do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych. Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz
wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie na adres ul. Lwowska 30a;
53-516 Wrocław. Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W
takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie. Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do
złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie
działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.
PRAWO DO SPRZECIWU
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu
wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz
wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w
określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla
potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego
zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkom, które
nakładają na nas przepisy prawa. Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres email sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie na adres ul. Lwowska
30a; 53-516 Wrocław.
ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU Z PROWADZENIE BIEŻĄCEJ KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ PRZEZ PRZEDSZKOLE NR 95 WE WROCŁAWIU
Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe, w związku procesem rekrutacji i z zatrudnieniem w Przedszkolu nr 95 we Wrocławiu, ul. Lwowska 30 a; 53-416 Wrocław
KIM JESTEŚMY?
Jesteśmy jednostką o nazwie przedszkole nr 95 i mieścimy się we Wrocławiu przy ul. Lwowskiej 30 a. Kontakt z nami możliwy jest pod mailem sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie pod adresem ul. Lwowskiej 30 a; 53-516 Wrocław Dane kontaktowe do naszego inspektora ochrony danych osobowych to: iod.p095@wroclawskaedukacja.pl albo CORE Consulting, ul. Z. Krasińskiego 16, 60-830 Poznań.
SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Twoje dane osobowe pozyskujemy od Ciebie. Podajesz nam swoje dane w związku z procesem rekrutacji oraz zatrudnienia, jak również w toku wykonywania pracy dla nas.
W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Twoje dane osobowe oraz podane przez Ciebie dane dotyczące Twojej rodziny przetwarzamy w celu zatrudnienia, w celu rozliczeń podatkowych oraz ubezpieczeń społecznych, wykonania obowiązków w obszarze dokumentacji prawa pracy.
W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy Twoje dane w następującym zakresie: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres zameldowania, adres kontaktowy, imiona rodziców, adres email, numer telefonu, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, numer dowodu tożsamości, numer rachunku bankowego, obywatelstwo, dotychczasowe doświadczenie, wykształcenie, znajomość języków obcych, prawo jazdy, uprawnienia zawodowe, stosunek do obowiązku obrony, w tym numer książeczki wojskowej oraz przynależność do WKU, imiona, nazwiska i daty urodzenia
Twoich dzieci, imię, nazwisko i telefon kontaktowy do osoby w celu powiadomienia w razie wypadku, dane członków Twojej rodziny, zgłoszonych w toku zatrudnienia do ubezpieczenia zdrowotnego (imię, nazwisko, adres, PESEL,
data urodzenia, stopień pokrewieństwa, informacje o niepełnosprawności, pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym), Twoje wynagrodzenie, stanowisko, oceny pracownicze, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, informacje o zdolności do wykonywania pracy, o zwolnieniach chorobowych, o prawie o renty lub emerytury, o uprawnieniach do dodatkowych świadczeń lub ulg,
Twoje zainteresowania, zdjęcie, właściwy Urząd Skarbowy, właściwy oddział NFZ, Twój podpis, informacje o przystąpieniu do ubezpieczenia grupowego, informacje o prowadzeniu działalności gospodarczej lub o innym zatrudnieniu.
NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?
Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych jest zależna od tego w jakim celu je przetwarzamy. I tak:
a) Twoje dane osobowe podane dla potrzeb rekrutacji przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, którą wyraziłeś poprzez zgłoszenie się w procesie rekrutacji i przesłanie swojego CV lub innej dokumentacji aplikacyjnej;
b) Twoje dane osobowe podane w związku z zatrudnieniem przetwarzamy w celu realizacji umowy o pracę, której jesteś stroną; w zakresie rozliczeń podatkowych, ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych oraz opracowywania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej – te procesy realizujemy ponieważ taki mamy obowiązek wynikający z przepisów prawa; c) Twoje dane osobowe związane z wizerunkiem (czyli zdjęcia lub filmy z Twoim udziałem) przetwarzamy w celach promocji jednostki w ramach tak zwanego prawnie uzasadnionego interesu.
JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Będziemy przetwarzać Twoje dane przez okres rekrutacji, a w razie podjęcia współpracy, również przez cały okres zatrudnienia i następnie przez okres 50 lat od daty ustania zatrudnienia (tak długi okres przechowywania danych pracowniczych jest obowiązkiem nałożonym na nas przez przepisu prawa pracy).
KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
Nie udostępniamy na własność Twoich danych żadnym podmiotom komercyjnym. Powinieneś jednak wiedzieć, że Twoje dane związane z zatrudnieniem udostępniamy:
1. Instytucjom państwowym w celu wykonania nałożonych na nas
obowiązków prawnych:
a. Naczelnik właściwego dla Ciebie Urzędu Skarbowego
b. Zakład Ubezpieczeń Społecznych
c. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (jeżeli znajduje zastosowanie)
d. Państwowa Inspekcja Pracy (jeżeli znajduje zastosowanie)
2. Dostawcy usług, których usługi wiążą się z
prawem dostępu do danych:
a. firma szkoląca pracowników w obszarze BHP
b. firma oferująca powierzchnię dyskową i utrzymująca część naszych systemów
informatycznych
c. biura doradztwa prawnego, podatkowego i finansowego
d.firma obsługująca nas w obszarze IT
e. podmioty utrzymujące i serwisujące oprogramowanie, z którego korzystamy do rozliczeń pracowników. Każdemu z podwykonawców przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu.
W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności
zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z
ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. Mamy na uwadze następujące
reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych: a)
Reguła adekwatności Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla
osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy
analizę spełnienia tej reguły. b) Reguła transparentności Powinieneś mieć pełną
wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym
staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas
Twoich danych osobowych jest jej przejawem. c) Reguła prawidłowości Staramy
się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z
prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały
przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami pod
bezpośrednio lub adresem iod.p095@wroclawskaedukacja.pl lub pisząc na adres
ul. Lwowska 30a, Wrocław d) Reguła integralności i poufności Stosujemy
niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych
osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i
postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i
technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne
środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych. e) Reguła rozliczalności
Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak
abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji
dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.
JAKIE ZGODY ZBIERAMY?
Zatrudnianie pracowników generalnie nie wiąże się ze zbieraniem zgód w obszarze
przetwarzania danych. Taką zgodę zbieramy jednak od Ciebie na etapie rekrutacji
– wyrażasz ją poprzez przesłanie do nas swojego CV. Jeżeli wyrazisz odrębnie
dodatkową zgodę, to na jej podstawie zachowamy Twoje CV na potrzeby
przyszłych rekrutacji. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, jednak jesteśmy w stanie
uwzględnić Cię w rekrutacji tylko jeżeli prześlesz do nas swoje CV. W każdej
chwili masz prawo wycofać swoją zgodę, w tym zażądać, abyśmy już nie
przetwarzali danych z Twojego CV, pisząc mail na adres
iod.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie na adres ul. Lwowska 30a,
Wrocław Pamiętaj, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem
przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
JAKIE MASZ PRAWA?
Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz
skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywała (np.
nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich
będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji. Twoje prawa
obejmują: a) Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych To prawo
oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych
informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie
wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.). b) Prawo do poprawiania
danych Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz
prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W
takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś
dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych. c) Prawo do
ograniczenia przetwarzania danych Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do
reguły adekwatności, o której piszemy w części „W jaki sposób przetwarzamy
dane osobowe”, uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki
katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten
zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się
wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to
konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania. d) Prawo do
żądania usunięcia danych Prawo to, zwane również prawem do bycia
zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych
systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje
zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić,
jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich
danych (np. zachowanie dokumentacji pracowniczej, rozliczenia podatkowe). W
każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie
najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich
pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane
dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które
musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie
dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji. e) Prawo do
przenoszenia danych do innego administratora danych Zgodnie z ogólnym
rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy
wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów i
całej współpracy do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego
administratora danych. Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz
wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail
iod.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie na adres ul. Lwowska 30a,
Wroclaw. Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub
sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest
zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W
takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie
zaadresujemy dane zagadnienie. Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób
naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do
złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego
uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie
działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć
bezpośrednio do organu nadzoru.
PRAWO DO SPRZECIWU
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu
wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz
wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w
określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla
potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego
zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkowi, które
nakładają na nas przepisy prawa. Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres email iod.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie na adres ul. Lwowska 30 a,
Wrocław
ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZY KORZYSTANIU ZE STRONY INTERNETOWEJ Przedszkola nr 95
Drogi Użytkowniku,
Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w
jakim zakresie przetwarzamy Twoje danych osobowe, w związku z obsługą
serwisu www.p95wroc.przedszkola.pl oraz poszczególnych jego funkcjonalności.
Informacje te podzieliliśmy na poszczególne kategorie i zestawiliśmy w ramach
Spisu Treści, tak abyś mógł łatwo znaleźć to co Cię interesuje.
KIM JESTEŚMY?
Organ publiczny
Jesteśmy organem publicznym i nazywamy się Przedszkole nr 95 we Wrocławiu,
ul. Lwowska 30 a; 53-516 Wrocław (właściciel serwisu
www.p95wroc.przedszkola.pl).
Dane naszego Inspektora Ochrony Danych
Osobowych
W ramach naszej organizacji, w trybie art. 37 RODO, powołaliśmy zespół
odpowiedzialny za sprawowanie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych
(dalej: Inspektor). Kontakt z nimi jest możliwy pod adresem e-mail
iod.p095@wroclawskaedukacja.pl Adres kontaktowy do Inspektora to: CORE
Consulting sp. z o.o., ul. Z. Krasińskiego 16, 60-830 Poznań.
SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Twoje dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim od Ciebie. Podajesz nam
swoje dane podczas rejestracji w naszym serwisie (na
www.p95wroc.przedszkola.pl). oraz zapisując się na newsletter. Dodatkowe dane
osobowe, otrzymujemy od Ciebie w związku z publikowanymi przez Ciebie
wypowiedziami w serwisie, czy też w związku z przesyłaną przez Ciebie
korespondencją e-mail. Dokładne informacje o zakresie przetwarzanych danych
znajdziesz w części „W jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe”.
W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Prowadzenie serwisu www.p95wroc.przedszkola.pl
Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia funkcjonalności naszego
serwisu. Obejmuje to w szczególności zapewnienie Tobie możliwości
zarejestrowania się w serwisie oraz możliwość udzielenia zgody na otrzymywanie
od nas komunikatów informacyjnych (newsletter) drogą elektroniczną. Odrębnie,
za pośrednictwem serwisu możesz się z nami na bieżąco kontaktować, aby
zadawać nam pytania.
W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy te dane osobowe, które zdecydujesz się nam podać, przy czym
minimalny zakres danych w przypadku rejestracji na stronie lub w przypadku
zapisania się na newsletter obejmuje:
a. adres e-mail, login,
b. informacje o sposobie korzystania przez Ciebie z naszego serwisu (jeżeli
wyrazisz zgodę na pliki cookies*),
c. numer IP, z którego komunikujesz się z naszym serwisem,
d. informacje o urządzeniu, z którego korzystasz odwiedzając naszą stronę, w
tym o jego ustawieniu (np. przeglądarka, rozdzielczość ekranu),
e. historia Twojej komunikacji z nami,
f. udzielone przez Ciebie zgody.
* Czym są pliki cookies ?
To niewielkie pliki tekstowe powszechnie stosowane w sieci Internet,
przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym. Możesz samodzielnie
kontrolować sposób obsługi plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki
(możliwość ustawienia akceptacji lub blokady plików cookies). Zablokowanie
plików cookies może wpłynąć na brak możliwości zarejestrowania się/zalogowania
się na swoje konto w serwisie lub/i brak możliwości dokonania zakupu.
Pliki cookies wykorzystujemy w następujących celach:
• obsługa logowania – weryfikacja połączenia między użytkownika a naszym
serwerem. Serwis nie przechowuje w plikach cookies informacji
identyfikujących poszczególnych użytkowników a jedynie dane dotyczące
połączenia,
• prezentacja treści – zabezpieczenie przez wyświetlaniem użytkownikowi
ponownie tych samych treści,
• obsługa formularzy – zabezpieczenie serwisu przed działaniem robotów
(programów komputerowych służących do automatycznego badania
zawartości serwisu www),
• statystyka – budowanie anonimowych statystyk odwiedzin naszego serwisu.
NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?
Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych jest zależna od tego w jakim celu
je przetwarzamy. I tak:
g. Twoje dane osobowe podane dla potrzeb rejestracji na
www.p95wroc.przedszkola.pl.przetwarzamy w celu realizacji umowy o
świadczenie usług drogą elektroniczną;
h. Jeśli wyraziłeś odrębną zgodę Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać
w celu wysyłania do Ciebie komunikatów informacyjnych (newsletter)
drogą elektroniczną;
i. dane dotyczące korzystania przez Ciebie ze strony serwisu, które
uzyskujemy za pośrednictwem tzw. plików cookies przetwarzamy na
podstawie Twojej zgody, wyrażonej zgodnie z art. 173 Prawa
telekomunikacyjnego;
j. jeżeli kontaktujesz się z nami, żeby zadać pytanie o tym jak prowadzimy
serwis, w jaki sposób zrealizować określone czynności, zbieramy Twoje
pytania i związanie z nim dane i udzielamy odpowiedzi z powołaniem na
uzasadniony interes, jaki mamy w tym, aby udzielać naszym klientom i
użytkownikom pełnych informacji i zapewniać im pozytywnych
doświadczeń z naszym serwisem.
JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu
przetwarzania. I tak odpowiednio:
k. rejestracja w naszym serwisie– przez okres jaki jesteś zarejestrowany– do
czasu wypisania się z serwisu; po tym okresie Twoje dane będziemy
przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do
czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych oraz
przez okres przedawnienia Twoich roszczeń, jednak nie dłużej niż 10 lat;
l. zgoda na otrzymywanie komunikatów informacyjnych (newsletter) drogą
elektroniczną lub telefoniczną – do czasu wycofania przez Ciebie tej zgody;
po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z
rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami
o ochronie danych osobowych oraz przez okres przedawnienia Twoich
roszczeń, jednak nie dłużej niż 10 lat;
m. udzielanie odpowiedzi na pytania – jeżeli jesteś zarejestrowanym
użytkownikiem serwisu – przez czas, o którym mowa w lit. a. powyżej;
jeżeli nie jesteś zarejestrowanym użytkownikiem serwisu, przez czas
niezbędny dla udzielenia niezbędnych wyjaśnień i odpowiedzi;
n. pozyskane dane o sposobie korzystania przez Ciebie z naszych serwisów (za
pośrednictwem plików cookies) – przez cały okres kiedy jesteś
użytkownikiem serwisu oraz później przez okres 5 lat licząc od czasu kiedy
przestałeś być użytkownikiem serwisu.
KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
Twoje dane przekazujemy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do zrealizowania
świadczeń, których wymagasz. Nie sprzedajemy Twoich danych, nie
udostępniamy komercyjnie Twoich danych podmiotom trzecim.
Twoje dane osobowe możemy przekazać naszym podwykonawcom, w tym:
o. firmom utrzymującym i serwisującym nasze serwery informatyczne
p. kancelariom prawnym, które wspierają nas w obszarze bieżącej działalności
q. firmom obsługującym nas w obszarze IT, w tym serwisującym urządzenia
wykorzystywane przez nas w bieżącej działalności
r. podmiotom utrzymującym oprogramowanie, z którego korzystamy w
ramach bieżącej działalności
s. agencjom zajmującym się obsługą naszego serwisu.
Dla każdego z tych celów przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla jego
osiągnięcia. Chcielibyśmy, abyś wiedział, że tam gdzie to możliwe stosujemy
narzędzia anonimizacji lub pseudonimizacji, czyli takie działania, dzięki którym
dla naszych partnerów i podwykonawców pozostajesz niemożliwy do
zidentyfikowania, a gdzie my cały czas posiadamy Twoje dane.
Ponadto Twoje dane osobowe w ramach wykonywanych przez nas zadań w
obszarze sprawowania władzy publicznej i realizacji interesy publicznego mogą
zostać udostępnione innym jednostkom organizacyjnym w ramach naszej jednostki
samorządu terytorialnego. Dostęp do tych danych osobowych mogą uzyskać w
toku kontroli również uprawnione organy administracji centralnej (np. kontrola
NIK, kontrola Urzędu Skarbowego, kontrola Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych).
W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności
zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z
ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych.
Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu
Twoich danych osobowych:
t. Reguła adekwatności
Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu
przetwarzania oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami; dla każdego procesu
przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły.
u. Reguła transparentności
Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy
dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach
przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest jej przejawem.
v. Reguła prawidłowości
Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i
zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe
nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami
bezpośrednio pod adresem sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub pisząc na
adres Przedszkole nr 95, ul. Lwowska 30a, 53-516 Wrocław.
w. Reguła integralności i poufności
Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich
danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się
otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki
fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również
stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych.
x. Reguła rozliczalności
Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak
abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji
dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.
JAKIE ZGODY ZBIERAMY?
W ramach naszej codziennej praktyki zbieramy od użytkowników naszego serwisu
zgody na przesyłanie do komunikatów informacyjnych (newsletter) drogą
elektroniczną lub telefoniczną – obejmuje informowanie o ważnych lub ciekawych
wydarzeniach. Tę zgodę możesz wyrazić w serwisie wypełniając formularz
rejestracyjny dostępny na www.p95wroc.przedszkola.pl.
Wyrażenie zgody jest dobrowolne i nie uzależniamy możliwości korzystania z
serwisu od jej wyrażenia przez Ciebie.
Jeżeli wyraziłeś zgodę, masz prawo wycofać ją w dowolnej chwili pisząc mail na
adres sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie na Przedszkole nr
95, ul. Lwowska 30a, 53-516 Wrocław z dopiskiem „Dane osobowe”.
Pamiętaj, że od chwili wycofania przez Ciebie zgody może minąć określony czas,
zanim zgłoszenie zostanie przyjęte do systemu, a wszystkie bazy danych się
zsynchronizują. Podejmiemy starania, aby te działania odbyły się bez zbędnej
zwłoki, ale w żadnym przypadku nie może to trwać dłużej niż jeden miesiąc.
Pamiętaj, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania,
którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
JAKIE MASZ PRAWA?
Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz
skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np.
nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich
będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.
Twoje prawa obejmują:
y. Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych
To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz
danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z
powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).
z. Prawo do poprawiania danych
Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo
poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim
przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub
innego dowodu na okoliczność zmiany danych.
aa.Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, o której
piszemy w części „W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe”, uznasz, że dla
określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych
osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O
ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas
przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy,
przychylimy się do Twojego żądania.
bb. Prawo do żądania usunięcia danych
Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo
do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej
dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe w związku z
korzystaniem z serwisu. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na
podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych. W
każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie
najpełniejszym zakresie, a tam, gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich
pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane
dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które
musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie
dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.
cc. Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych
Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz
poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w ramach
korzystania z serwisu do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do
innego administratora danych.
Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z
nami pod adresem e-mail sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub pisząc na
adres Przedszkole nr 95, ul. Lwowska 30a, 53-516 Wrocław, z dopiskiem „Dane
osobowe”.
Na te dane lub na adres naszego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
(iod.p095@wroclawskaedukacja.pl) może pisać również wówczas, gdy jakieś
działanie lub sytuacja z którą się spotkasz będzie budziła Twoje obawy, czy na
pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub
wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz
niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.
Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich
danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu
nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych
Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis
zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje
prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.
CZYM JEST PRAWO DO SPRZECIWU?
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu
wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali
Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy
przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już
nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw (chyba, że mamy obowiązek
przetwarzania tych danych na podstawie obowiązującego prawa lub umowy).
Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail
sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub pisząc na adres Przedszkole nr 95,
ul. Lwowska 30a, 53-516 Wrocław, z dopiskiem „Dane osobowe”.
ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU Z REKRUTACJĄ DZIECKA DO Przedszkola nr 95 we Wrocławiu, ul. Lwowska 30 a
Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w
jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe i dane osobowe Twojego
dziecka, w związku z procesem rekrutacyjnym do Przedszkola nr 95 we
Wrocławiu, ale również dalej – w toku całej edukacji w naszej placówce.
KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?
Administratorem danych jest Przedszkole nr 95 we Wrocławiu, ul. Lwowska 30 a .
Kontakt z naszym inspektorem ochrony danych osobowych możliwy jest pod
mailem iod.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie pod adresem ul. Lwowska
30 a; 53-516 Wrocław
SKĄD MAMY DANE OSOBOWE?
Twoje dane osobowe, jak również dane osobowe Twojego dziecka, pozyskujemy
od Ciebie. Podajesz nam je w związku ze złożeniem wniosku o przyjęcie Twojego
dziecka do naszej placówki, w związku z dalszą korespondencją, która może
wyniknąć w toku procesu rekrutacji oraz edukacji w naszej placówce, jak również
na potrzeby zapewnienia Twojemu dziecku odpowiednich warunków na czas
pobytu w naszej placówce.
W JAKIM CELU PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?
Podane przez Ciebie dane przetwarzamy w celu rekrutacji Twojego dziecka do
naszej placówki, a w przypadku pozytywnego procesu rekrutacji, przetwarzamy
dane w celu świadczenia usług opiekuńczo-wychowawczych, edukacyjnych oraz
pedagogicznych, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
W JAKIM ZAKRESIE
PRZETWARZAMY DANE
OSOBOWE?
Przetwarzamy dane osobowe Twojego dziecka (dalej: kandydata), jak również
Twoje dane osobowe (dalej: rodziców kandydata), w następującym zakresie: imię i
nazwisko, data urodzenia, numer PESEL kandydata (w przypadku braku numeru
PESEL seria i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego
tożsamość); imiona i nazwiska rodziców kandydata, a w przypadku kandydata
pełnoletniego imiona rodziców; adres miejsca zamieszkania rodziców i kandydata,
a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres miejsca zamieszkania kandydata;
adres e-mail rodziców; numery telefonu rodziców, a w przypadku kandydata
pełnoletniego adres e-mail i numer telefonu kandydata; preferencje odnośnie
placówek w porządku od najbardziej do najmniej preferowanych; wybrany oddział
w publicznej szkole ponadpodstawowej; wybrana klasa wstępna w oddziale
dwujęzycznym publicznej szkoły ponadpodstawowej oraz pozostałe dane zawarte
w załączonych przez Ciebie do wniosku dokumentach i oświadczeniach.
Ponadto, przetwarzamy dane osobowe Twojego dziecka, jakie zostały uznane
przez Ciebie za istotne i z tego powodu przekazane naszej placówce, w
szczególności o stanie zdrowia, stosowanej diecie i rozwoju psychofizycznym, w
celu zapewnienia Twojemu dziecku podczas pobytu w naszej placówce,
odpowiedniej opieki, odżywiania oraz metod opiekuńczo-wychowawczych.
WYKORZYSTANIE WIZERUNKU
TWOJEGO DZIECKA
Na gruncie regulacji ochrony danych osobowych, z powołaniem na wykonanie
przepisów prawa oświatowego, będziemy wykorzystywać wizerunek Twojego
dziecka w celu udostępniania go w ramach społeczności naszej placówki – na
tablo, w gablotkach szkolnych, w gazetce szkolnej itp. W tym zakresie nie
będziemy Ciebie pytać o odrębną zgodę, ponieważ działamy w obszarze
realizacji zadania publicznego i w wykonaniu obowiązku wynikającego z przepisu
prawa.
Wskazujemy, że udostępnianie wizerunku podopiecznych, jest następstwem
procesu edukacji, który w szerokim ujęciu może być określany mianem
wypełniania misji edukacyjnej, przejawiającej się w kształtowaniu odpowiednich
postaw społecznych, pozwalających na prawidłowy rozwój dziecka. Celem
systemu oświaty jest m.in. spełnianie roli podmiotu kształcącego, jak i
wychowawczego dla dzieci i młodzieży, dlatego też poza organizowaniem zajęć
dydaktycznych, proces wychowywania uczniów może następować poprzez
stworzenie poczucia przynależności do danej społeczności, integracji ze
środowiskiem szkolnym, a co za tym idzie, dana jednostka kształci w sobie
właściwe i pożądane w tej „małej społeczności” postawy, które pozytywnie
rzutować będą w przyszłości na odbiór społeczny w ogóle. Przejawem wypełniania
założeń systemu oświaty przez poszczególne jednostki, bez wątpienia będzie
opracowywanie tzw. tablo, czyli pamiątkowego zdjęcia grupy osób, składającego
się z wielu mniejszych zdjęć przedstawiających każdą z tych osób z osobna[1]
.
Tego typu zdjęcia pozwalają dziecku poczuć się ważną częścią wspólnoty
szkolnej, wrócić do wspomnień, jakie umacniają w nim poczucie zintegrowania.
Jednocześnie jeżeli uznasz, że nie chcesz, aby wizerunek Twojego dziecka był
wykorzystywany w powyższy sposób i w powyższym celu, wskazujemy, że masz
prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec takiego działania w sekretariacie naszej
placówki. Dla potrzeb rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) poprosimy Cię, aby taki
sprzeciw został przez Ciebie wyrażony na piśmie.
NA JAKIEJ PODSTAWIE
PRAWNEJ PRZETWARZAMY
DANE?
Twoje dane i dane Twojego dziecka przetwarzamy z powołaniem na:
I. obowiązek wynikający z przepisu prawa – który nakłada na nas
zobowiązanie do przyjęcia i rozpoznania Twojego wniosku,
II. interes publiczny i wykonywanie władzy publicznej – gdzie mamy prawo i
obowiązek podejmować określone działania w interesie lokalnej
społeczności, w tym przypadku zapewnienie edukacji publicznej, oraz
III. obowiązek zapewnienia profilaktyki zdrowotnej, tam gdzie jesteśmy
zobowiązani do przetwarzania danych dotyczących zdrowia, diety i rozwoju
psychofizycznego Twojego dziecka.
JAK DŁUGO PRZETWARZAMY
DANE OSOBOWE?
Dane osobowe zarówno Twoje, jak i Twojego dziecka, przyjętego do naszej
placówki, zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego będziemy
przechowywać nie dłużej niż do końca okresu, w którym Twoje dziecko korzysta z
wychowania albo uczęszcza do naszej placówki.
Dane osobowe Twoje, jak i Twojego dziecka, nieprzyjętego do naszej placówki,
zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego będziemy przechowywać
przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub
placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie
zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.
Dane powołane w treści złożonego przez Ciebie pisma, składane w toku edukacji
w naszej placówce, przetwarzamy przez okres wymagany przez przepisy prawa –
który może być różny w zależności od rodzaju składanego przez Ciebie pisma.
Szczegółowe informacje w tym zakresie możesz znaleźć w naszej Instrukcji
Kancelaryjnej.
KTO JEST ODBIORCĄ DANYCH
OSOBOWYCH?
Nie udostępniamy na własność Twoich danych żadnym podmiotom komercyjnym.
Powinieneś jednak wiedzieć, że Twoje dane mogą być udostępniane dostawcom
usług, których usługi wiążą się z prawem dostępu do danych:
dd.firmom utrzymującym i serwisującym nasze serwery informatyczne,
ee.kancelariom prawnym, które wspierają nas w obszarze bieżącej działalności,
ff. firmom obsługującym nas w obszarze IT, w tym serwisującym urządzenia
wykorzystywane przez nas w bieżącej działalności,
gg. podmiotom utrzymującym oprogramowanie, z którego korzystamy w
ramach bieżącej działalności,
hh.kurierom i poczcie polskiej – w związku z przesyłaną korespondencją,
ii. w przypadku monitoringu – agencji ochrony.
Każdemu z podwykonawców przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla
osiągnięcia danego celu.
Ponadto Twoje dane osobowe w ramach wykonywanych przez nas zadań w
obszarze sprawowania władzy publicznej i realizacji interesu publicznego mogą
zostać udostępnione innym jednostkom organizacyjnym w ramach naszej jednostki
samorządu terytorialnego. Dostęp do tych danych osobowych mogą uzyskać w
toku kontroli również uprawnione organy administracji centralnej (np. kontrola
NIK, kontrola Urzędu Skarbowego, kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych).
W JAKI SPOSÓB
PRZETWARZAMY DANE
OSOBOWE?
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności
zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z
ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych.
Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu
Twoich danych osobowych:
jj. Reguła adekwatności
Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu
przetwarzania oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami; dla każdego procesu
przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły.
kk.Reguła transparentności
Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy
dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach
przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest jej przejawem.
ll. Reguła prawidłowości
Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i
zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe
nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami
bezpośrednio pod adresem sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub pisząc na
adres ul. Lwowska 30 a; 53-516 Wrocław
mm. Reguła integralności i poufności
Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich
danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się
otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki
fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również
stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych.
nn. Reguła rozliczalności
Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak
abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji
dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.
JAKIE MASZ PRAWA?
Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz
skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np.
nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich
będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.
Twoje prawa obejmują:
oo. Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych
To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz
danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z
powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).
pp. Prawo do poprawiania danych
Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo
poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim
przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub
innego dowodu na okoliczność zmiany danych.
qq. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, o której
piszemy w części „W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe”, uznasz że dla
określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych
osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O
ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas
przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy,
przychylimy się do Twojego żądania.
rr. Prawo do żądania usunięcia danych
Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo
do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej
dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że
nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy
obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. toczące się postępowanie
administracyjne). W odpowiedzi na Twój wniosek usuniemy jednak Twoje dane
osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe,
zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania
osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu
Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą
dostępne wyłącznie dla ograniczonego kręgu osób w naszej placówce.
ss. Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych
Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody lub w
związku z realizowaną umową, to zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie
danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam
podałeś w toku takich kontaktów do odrębnego pliku, w celu ich dalszego
przekazania do innego administratora danych.
Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z
nami pod adresem e-mail sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie
na adres ul. Lwowska 30 a; 53-516 Wrocław
Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub sytuacja, z
którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z
przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim
przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie
zaadresujemy dane zagadnienie.
Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich
danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu
nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych
Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis
zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje
prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.
PRAWO DO SPRZECIWU
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu
wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali
Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy
przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już
nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się
obowiązkom, które nakładają na nas przepisy prawa.
Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail
sekretariat.p095@wroclawskaedukacja.pl lub listownie na adres ul. Lwowska 30 a;
53-516 Wrocław.
[1] Definicja znaczenia za Uniwersalnym słownikiem języka polskiego PWN pod
red. S. Dubisza, wersja elektroniczna, Warszawa 2008
NAJWAŻNIEJSZE REGUŁY PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH W PRZEDSZKOLU NR 95
WE WROCŁAWIU,
Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje wytyczne w obszarze ochrony danych
osobowych. Wydrukuj ten dokument, umieść przy swoim stanowisku pracy i
stosuj się do tych kilku prostych, ale bardzo ważnych zasad.
Na początek bardzo ważna informacja – obalenie mitu o zgodzie
Potocznie uznaje się, że zgoda osoby fizycznej jest wyłączną przesłanką
przetwarzania jej danych osobowych. Nie jest to prawda. Jest to jednocześnie
jeden z najczęstszych błędów z jakimi się spotkasz w rozmowach z rodzicami,
petentami, współpracującymi firmami i wykonawcami.
Prawo przewiduje pięć różnych podstaw przetwarzania danych osobowych dla
organów publicznych i w codziennej praktyce zgoda jest drugą od końca
najrzadziej wykorzystywaną podstawą przetwarzania.
Te najczęściej występujące w Twoim Przedszkolu podstawy przetwarzania to:
A. Wykonywanie obowiązku wynikającego z przepisu prawa
B. Wykonywanie władzy publicznej lub działanie w interesie publicznym
C. Zawarcie umowy
Przykładowo Twoje Przedszkole nie musi w ogóle uzyskiwać odrębnej zgody z
obszaru ochrony danych osobowych w sytuacji, gdy:
• zawierana jest umowa o pracę z pracownikiem
• rodzic składa wniosek o rekrutację dziecka do Przedszkola
• dziecko bierze udział w konkursie przedszkolnym
• zawierana jest umowa z kontrahentem i wiele innych.
I nie chodzi tu o to, że przystąpienie do umowy, czy też złożenie wniosku o
rekrutację jest domniemaną zgodą. Nie. Tutaj po prostu w ogóle zgoda nie jest
potrzebna. Jeżeli rodzic złoży wniosek o rekrutację do Przedszkola to Przedszkole
ma prawny obowiązek rozpatrzyć tę aplikację i zgoda lub jej brak nie ma tu nic do
rzeczy. Z kolei jeżeli Przedszkole podpisało umowę o pracę z pracownikiem, to
pracownik ten nie może np. nagle cofnąć zgody na przetwarzanie jego danych
osobowych i żądać, ażeby Przedszkole go „zapomniało”. Przedszkole ma
obowiązek prowadzić dokumentację prawa pracy, rozliczyć podatki, ZUS,
szkolenia BHP i inne.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w Przedszkolu będzie występowała
wyjątkowo. Znajdzie ona zastosowanie w sytuacji, w której placówka będzie
chciała wykorzystywać zdjęcia zawierające wizerunek dzieci w Internecie, w tym
na swojej stronie www. Takie publiczne wykorzystanie wizerunku, pomimo że
znajduje się w granicach interesu publicznego realizowanego przez Przedszkole, to
jednak w sposób na tyle istotny wpływa na prawa i wolności osób, których dane
dotyczą, że wymagana jest ich odrębna zgoda na takie działanie.
O ile wykorzystywanie takiego wizerunku na potrzeby tablo czy gabloty na
korytarzu mieści się w granicach przygotowania dziecka do życia w
społeczeństwie, o tyle publikowanie wizerunku dziecka w Internecie jest już czymś
ponad, i brak jest innej możliwej podstawy przetwarzania niż zgoda.
Co więc dla przypadków, gdy Przedszkole może przetwarzać dane i nie musi pod
to zbierać żadnej zgody? Generalnie nic – Przedszkole może po prostu przetwarzać
te dane i zobowiązane jest przy tym zapewnić ich poufność, o czym mowa w
dalszej części niniejszego dokumentu. Jednocześnie, jeżeli dane o określonej
osobie / dziecku zebraliśmy po raz pierwszy w historii Przedszkola to konieczne
jest przekazanie osobie, której dane dotyczą klauzuli informującej o zasadach
przetwarzania danych osobowych. Klauzulę taką wręczamy jednak tylko raz – przy
okazji pierwszego kontaktu.
Jak zachować bezpieczeństwo danych osobowych
Pamiętaj, że Twoim najważniejszym codziennym obowiązkiem jest zapewnienie
poufności danych osobowych. Odpowiedni poziom poufności zapewnisz już
stosując się do poniższych 12 prostych zasad.
1. Na koniec dnia uprzątnij biurko. Włóż wszystkie dokumenty nad którymi
aktualnie pracujesz do szuflady biurka / do szafki i zamknij je na klucz. Pod Twoją
nieobecność w pokoju mogą przebywać inne osoby (np. osoby sprzątające), które
nie powinny mieć dostępu do informacji zawartych na dokumentach.
2. Jeżeli zabierasz ze sobą do domu lub w podróż służbowe urządzenia i/lub
dokumenty papierowe, miej je generalnie przy sobie do czasu umieszczenia w
bezpiecznym i zamkniętym pomieszczeniu (np. mieszkanie, dom, pokój hotelowy).
W szczególności nie zostawiaj niczego na noc w samochodzie. Nie zostawiaj
niczego bez opieki w przedziale pociągu lub w luku bagażowym samolotu.
3. Nie oddawaj osobie, która nie ma upoważnienia do przetwarzania tych samych
danych co Ty, kluczy do Twojego pokoju, do Twoich szafek i biurka, w których
przechowujesz dokumenty.
4. Nie podawaj nikomu swojego hasła do komputera lub do systemów
bazodanowych.
5. Ustalaj bezpieczne i niepowtarzalne hasła do komputera i systemów
informatycznych. Jeżeli gdzieś je zapisujesz nie rób tego na kartce obok
stanowiska pracy. Zapisz je na przykład w swoim telefonie komórkowym, do
którego dostęp zabezpieczony jest kodem PIN.
6. Stosuj hasło lub PIN w swoim telefonie komórkowym.
7. Nie loguj się do systemów informatycznym jednostki z urządzeń nie firmowych
(np. komputer domowy, telefon prywatny albo urządzenia innych osób). Nie są
zabezpieczone przez informatyków jednostki i mogą mieć różne szkodliwe
oprogramowania.
8. Jeżeli wysyłasz e-mailem dane osobowe poza jednostkę upewnij się, czy
odbiorca stosuje protokół szyfrowania korespondencji e-mail. Jeżeli tego nie
wiesz, konieczne umieść dane osobowe w pliku i zabezpiecz dostęp do pliku
hasłem. Hasło do pliku prześlij do odbiorcy innym środkiem komunikacji niż email.
9. Przesyłając wiadomość e-mail do wielu adresatów, którzy nie znają się
nawzajem (np. korespondencja zbiorcza) zamieść ich adresy w ukrytej kopii. W
ten sposób nie dojdzie do nieautoryzowanego ujawnienia adresów e-mail osobom
nieuprawnionym.
10. Nie wykonuj zadań służbowych, w ramach których przetwarzane są dane
osobowe, z wykorzystaniem prywatnej skrzynki e-mail (w tym korespondencja z
rodzicami, przesyłanie informacji o uczniach, baz danych).
11. Nie otwieraj załączników przesłanych przez niezaufanego nadawcę, co do
którego masz jakiekolwiek wątpliwości (informacje z nieznanego źródła, albo z
nieznanych adresów e-mail dot. wystawionych faktur, zaległych lub należnych
płatności). Zweryfikuj dokładnie adres e-mail, z którego nadano korespondencję,
spróbuj zorientować się czego może dotyczyć temat. Jeżeli cały czas masz
wątpliwości zadzwoń pod wskazany w stopce numer telefonu i dopytaj się czego
dotyczy temat. Jeżeli wątpliwości nie da się rozstrzygnąć, nie otwieraj załącznika
do wiadomości e-mail.
12. Zamieszczając pliki z danymi osobowymi na dysku sieciowym – upewnij się,
że jest to dysk, do którego dostęp mają tylko osoby uprawnione do przetwarzania
tych danych.
Chociaż powyższe zasady nie są trudne do realizacji, to jednocześnie ich częste
łamanie odpowiada za 60% wszystkich naruszeń w obszarze ochrony danych
osobowych. Wynika to z faktu, że ludzie z czasem często świadomie zaprzestają
stosowania zasad bezpieczeństwa, ponieważ nie należą one do wygodnych. Twoim
zadaniem jest wytrwać przy stosowaniu powyższych zasad i nie być źródłem
incydentu w obszarze ochrony danych osobowych.
Praktyczne rady jak działać na co dzień w obszarze ochrony danych
osobowych
1. Jeżeli jakaś osoba (rodzic, podopieczny, kontrahent, były pracownik lub inna
osoba) bezpośrednio do Ciebie napisze z żądaniem, powołując się na przepisy o
ochronie danych osobowych, w tym na „prawo do bycia zapomnianym”, „prawo
do przenoszenia danych”, „prawo dostępu do treści przetwarzanych danych” – nie
odpowiadaj samodzielnie. To może być próba wyłudzenia danych lub działanie
nakierowane na wprowadzenie w błąd. Przekieruj taką wiadomość do
przełożonego lub wyznaczonego w organizacji Inspektora Ochrony Danych
(inspektor@coreconsulting.pl).
2. Jeżeli w Twoim otoczeniu dojdzie do jakiegoś incydentu z obszaru
przetwarzania danych – np. bezpowrotna utrata danych, zgubienie nośnika danych,
wyciek danych – niezwłocznie poinformuj o tym przełożonego lub wyznaczonego
w organizacji Inspektora Ochrony Danych (inspektor@coreconsulting.pl). W
istotnych przypadkach organizacja ma tylko 72h na przeprowadzenie
postępowania wyjaśniającego i powiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych. I nie są to 72h robocze.
3. Jeżeli jakiś zewnętrzny podmiot prosi Cię o podanie danych ucznia, rodzica,
przedstawiciela – upewnij się, że na pewno możesz podać te dane. Sprawdź:
a. kto dokładnie prosi Cię o podanie danych – jaka organizacja, zweryfikuj adres email
b. w jakim celu masz podać te dane – czy na pewno ten cel jest właściwy, zgodny z
prawem
c. jeżeli o podanie danych prosi Cię podwykonawca jednostki – zweryfikuj czy na
pewno jednostka ma z nim podpisane właściwe umowy dot. przekazywania takich
danych
d. czy organ państwa ma podstawę żądać takich informacji (jeżeli masz
wątpliwości, skontaktuj się z inspektorem ochrony danych osobowych).
Jeżeli cały czas masz wątpliwości czy możesz podać określone dane skontaktuj się
z wyznaczonym w Przedszkolu Inspektorem Ochrony Danych
(inspektor@coreconsulting.pl).
